Papier, tlačiareň, skener, hľadanie správnych káblov a ovládačov – digitalizácia dokumentov bývala zbytočne zložitou nočnou morou, hoci sme to z času na čas potrebovali. Dnes je všetko úplne inak. Moderné smartfóny dokážu skener nahradiť a digitalizovať dokumenty rýchlo, jednoducho a prakticky kdekoľvek.
Už nepotrebujete šanóny plné papierov ani čas strávený čakaním na tlačiareň. Máte zmluvu, faktúru, nejaké potvrdenie a chcete to rýchlo zoskenovať a niekam poslať, alebo si uložiť? Stačí telefón, vhodná aplikácia a dobré svetlo.
Poďte sa na to pozrieť, krok za krokom.
Ako skenovať dokumenty v mobile?
Digitálne skenovanie má hneď niekoľko výhod. Nemusíte sa prehrabávať v kopách papierov, dokumenty sa dajú pohodlne ukladať a triediť priamo v mobile alebo v cloude, čím získate prehľad a pokoj. Navyše tým šetríte čas, miesto aj životné prostredie, pretože netlačíte a nekopírujete zbytočne. Stačí pár dotykov a všetko je pripravené na odoslanie, archiváciu alebo zdieľanie.
Rýchle skenovanie dokumentov už nie je zložité, stačí dodržať pár jednoduchých krokov. Najprv si nainštalujte aplikáciu určenú práve na tento účel. Medzi najznámejšie patrí:
- Adobe Scan (Google Play alebo AppStore)
- Microsoft Office Lens (Google Play alebo AppStore)
- CamScanner (Google Play alebo AppStore)
Všetky fungujú na Android aj iOS a ponúkajú jednoduché ovládanie. Po spustení aplikácie vyberiete režim „Dokument“ a namierite fotoaparát na papier. Väčšina moderných aplikácií automaticky rozpozná rohy dokumentu, zarovná perspektívu a zachytí celý obsah, takže výsledok vyzerá profesionálne.
Po naskenovaní máte možnosť dokument upraviť – orezať okraje, upraviť kontrast, jas alebo farby. Aj tie najmenšie detaily sa tak stanú čitateľnými a dokument pripraveným na použitie. Či už potrebujete zmluvu zaslať e-mailom, účtenku uložiť do cloudu, alebo školský úlohu odovzdať online, všetko zvládnete bez tlačiarne.
Ukladanie a organizácia dokumentov
Jednou z veľkých výhod digitálneho skenovania je, že dokumenty môžete okamžite uložiť vo formáte PDF, obrázku alebo textového súboru, prípadne ich spracovať pomocou OCR technológie, ktorá premení obraz na editovateľný text. Všetko sa dá ľahko organizovať podľa dátumu, názvu alebo kľúčových slov, takže sa nikdy nebudete musieť prehrabávať v hromadách papierov. Udržiavať poriadok sa tak stáva jednoduchým a prehľadným procesom, a navyše vždy máte všetko dostupné priamo v mobile.
Digitálne dokumenty sa dajú pohodlne zdieľať cez e-mail, cloudové úložiská, alebo poslať do iných aplikácií, napríklad pre kolegov či rodinu. Tento postup šetrí nielen papier a toner, ale aj nervy, ktoré by ste stratili pri klasickom skenovaní alebo hľadaní tlačiarne, ktorá práve nefunguje.
Prečo je digitálne skenovanie praktické
Okrem pohodlia a prehľadného ukladania má digitalizácia dokumentov aj ekologický rozmer. Menej tlačeného papiera znamená menej odpadu, nižšiu spotrebu toneru a elektriny, a tým aj menšiu záťaž pre životné prostredie. Zároveň sa zbavíte neporiadku na stole a starostí s nefunkčnými tlačiarňami. Všetko je hneď po ruke, či už ste doma, v kancelárii alebo na cestách.
Moderné aplikácie navyše umožňujú kombinovať viac strán do jedného dokumentu, zabezpečiť súbor heslom, alebo rýchlo upravovať jeho obsah. Pomocou OCR technológie sa text na naskenovanom dokumente dá vyhľadať, upraviť či skopírovať. To je výhodné napríklad pri zmluvách, faktúrach alebo školských prácach, ktoré potrebujete archivovať a mať prehľadne k dispozícii.
Prečítajte si tiež
Ako si vložiť občiansky alebo
vodičský preukaz do mobilu?
Tipy, ako získať ešte lepšie výsledky
Pri skenovaní dokumentov sa oplatí venovať pozornosť svetlu. Fotografia vyzerá najlepšie pri prirodzenom dennom svetle, pričom sa snažte eliminovať odlesky a tieňovanie.
Dokument by mal byť umiestnený na rovnom, kontrastnom podklade, aby ho aplikácia mohla presne rozpoznať. Aj malá úprava – napríklad mierne zvýšenie kontrastu – dokáže zázraky a výsledný PDF súbor bude čitateľný a profesionálny.
Ak skenujete dokumenty pravidelne, oplatí sa zvoliť priečinok alebo cloudové úložisko, kde budete ukladať všetko na jedno miesto. Vďaka tomu sa ľahko vyhnete chaosu, stratám alebo zbytočnému prehľadávaniu telefónu. A keď budete potrebovať dokument spätne, stačí pár klikov a máte ho po ruke.
Kedy sa mobilné skenovanie najviac hodí?
Digitálne skenovanie je užitočné v mnohých situáciách. Pracujete z domu a potrebujete odoslať podpísanú zmluvu, cestujete a chcete archivovať účtenky, alebo potrebujete poslať školský úlohu rýchlo a bez papierovej tlačiarne. Mobilný skener sa hodí aj pri archivácii dôležitých dokumentov, receptov, poznámok či cestovných dokladov. Všetko zvládnete bez zbytočného stresu a s prehľadom.
Zdroje a foto: Lepsiden.sk, nytimes.com
support.apple.com, Freepik.com
