E-maily znižujú produktivitu. Je ich veľa, naťahujú sa a často nič neriešia…

LinkedIn

E-maily predstavujú obrovský objem komunikácie. „Každý deň dostávam príval e-mailov o plánoch a termínoch a nemyslím si, že tieto nástroje používame obzvlášť efektívne,“ tvrdí chlapík.
E-maily prinášajú neefektívnosť vzhľadom na naťahovanie konverzácií a vymieňanie si správ donekonečna. „Z jednoduchej konverzácie (ktorú bolo možné odbiť v priebehu niekoľkých hodín) môže vzniknúť zdĺhavé e-mailové vlákno, ktoré si bude čítať neustále rastúci počet príjemcov,“ dodáva ďalší.
Poznáte to? V niektoré dni nás e-maily doslova ovládajú a je už dokázané, že znižujú produktivitu.

 

E-maily naozaj znižujú produktivitu

svet bez e-mailov cal newportÁno, skutočne to tak je, tvrdí bestsellerový autor New York Times, Cal Newport vo svojej knihe Svet bez e-mailov. Vymieňanie e-mailov má totiž schopnosť zvýšiť množstvo irelevantných informácií, ktoré musíte spracovať.

  • „Som sklamaný, že dostávam toľko aktualizácií, pretože nemajú nič spoločné s mojou robotou,“ napísal učiteľ menom Jay.
  • „Akoby si dnes ľudia vážne mysleli, že odpovedanie na e-maily je skutočnou prácou,“ vyjadrila sa redaktorka Stephanie. „Písanie e-mailov a pridávanie každého kolegu do kópie má v sebe štipku chvastania sa v zmysle: ,Pozrite sa na všetku prácu, ktorú robím.‘ Je to otravné.“
  • Ako uviedla HR konzultantka Andrea: „Minimálne 50 % e-mailov, ktoré dostávam, obsahuje otvorené otázky. Niekedy mám pocit, že človek na druhej strane jednoducho odoslal e-mail bez toho, aby sa zaujímal o to, ako naň môžem odpovedať.“

Máte aj vy niekedy podobné skúsenosti a pocity?

e-mailová chorobaPrečítajte si tiež
E-mailová choroba. Trpíte ňou aj vy a ako sa jej zbaviť?

 

Svet bez e-mailov

Boli časy, keď sme nástroje ako e-mail považovali za najlepší technologický prínos. Výskumy ale odhalili, že ľudia jednoducho nie sú stvorení na neustálu digitálnu komunikáciu. Cal Newport v svojej novej knihe uvádza sériu princípov a konkrétnych pokynov, ako to napraviť. Ukazuje, ako oslobodiť pracovníkov od tyranie doručenej pošty – a ako rozpútať novú éru produktivity.

Na pracovný deň riadený pod taktovkou schránky s doručenou poštou sme si zvykli až natoľko, že si len ťažko vieme predstaviť nejaké alternatívy. Ale ony existujú.
Newport ilustruje pracovisko, na ktorom jasné a štruktúrované procesy – žiadne náhodné zasielanie správ – definujú, ako sa pracovné úlohy určujú, prideľujú a kontrolujú. V tejto imaginárnej kancelárii sa zjednodušuje dôležitá komunikácia a priečinok s doručenou poštou ani chatovacie kanály už nie sú pri práci ústredným prvkom.

e-maily znižujú produktivitu

 

Neveríte? Otestujte sa!

rescuetime na sledovanie časuMožno si vravíte – ja mám e-maily pod kontrolou. Netrávim nimi priveľa času, je to ok.
Ale možno nie je. Vyskúšajte napríklad nástroj RescueTime na sledovanie času, ktorý beží na pozadí na vašom zariadení a zaznamenáva, koľko času strávite používaním rôznych aplikácií a webových stránok.
„Primárnym účelom RescueTime je poskytnúť jednotlivým používateľom podrobnú spätnú väzbu o ich správaní, aby mohli nájsť spôsoby, ako byť produktívnejší. Keďže je tento nástroj webovou aplikáciou, všetky údaje sa ukladajú na centrálnom serveri. To spoločnosti umožňuje zoskupovať a analyzovať návyky využívania času desiatok tisíc používateľov,“ vysvetľuje Cal Newport vo svojej knihe.

Ďalej popisuje jeden výskum danej spoločnosti, aby zistili, ako často sme na emailoch a koľko neprerušovanej práce urobíme. A ukázalo sa, že priemerný používateľ dosiahol len pätnásť neprerušovaných časových úsekov. To predstavuje celkovo nie viac ako hodinu a pätnásť minút nerušenej produktívnej práce za deň. Aby bolo jasné, nejde o hodinu a pätnásť minút v kuse, ale o celkové množstvo nerušenej produktívnej práce absolvovanej počas celého dňa…

Ohlas na knihu Svet bez e-mailov
Svet bez e-mailov pomenúva to, čo mnohí z nás intuitívne cítia, ale doposiaľ neboli schopní to vysvetliť: spôsob, akým pracujeme, nefunguje,“ tvrdí Drew Houston, spoluzakladateľ a generálny riaditeľ Dropboxu. „Cal Newport mapuje cestu späť k zdravému rozumu a ponúka množstvo overených postupov, ktoré nám pomôžu uniknúť tyranii preplnených schránok s poštou. A dosiahnuť tak pokojnejší, zmysluplnejší a produktívnejší pracovný život.“

 

Foto: Lepsiden.sk, pexels.com, RescueTime.com


                                                                       Páčil sa ti článok? Pošli ho ďalej!

About Author