Buďte produktívny a efektívny. Nepodliehajte chaosu!

LinkedIn

Aj vás niekedy prepadne pocit bezmocnosti, lebo máte dojem, že nedokážete urobiť všetko, čo treba? Ako je možné, že niektorí ľudia zvládnu za deň urobiť oveľa viac? Nepodliehajte panike a buďte produktívny. Dá sa to jednoduchými krokmi, len sa treba zastaviť, zamyslieť, naučiť…a pôjde to aj samo.

V Harvard Business Review publikovali v roku 2013 článok The Multitasking Paradox o pracovných návykoch veľmi efektívnych pracovníkov. Okrem toho, že sa títo pracovníci pustili do práce ihneď po príchode do zamestnania, si v priebehu dňa pravidelne robili prestávky. Zahrnutie tohto času na „dobitie bateriek“ do denného rozvrhu im pomáhalo, aby pracovali oveľa efektívnejšie.
Veľmi výkonní pracovníci praktizujú singletasking aj počas obedňajšej prestávky, to znamená, že sa vtedy venujú jedlu, a nie práci.

Uvedomujete si to? Dosiahnete viac, ak si vyhradíte čas na oddych. Zahĺbenie sa do práce v čase, keď sme aktívni, je druhá strana mince. Viete, ako prežiť deň s náročnými požiadavkami?

 

Buďte produktívny

Možno vám občas chodia po rozume také pesimistické myšlienky ako: „Ja to nezvládnem! Topím sa v úlohách!“

Pomoc je celkom jednoduchá.
„Rozprávala som sa s profesionálmi rôzneho zamerania o druhu aktivít, ktoré by mali splniť za dopoludnie,“ píše v knihe Singletasking Devora Zacková. „Zostavila som zoznam, odstránila z neho špecifické prvky, ktoré nemali všeobecný význam, a spísala som dva prístupy k pracovnému dopoludniu.“

Vezmime si fiktívneho pracovníka Davea.
Tu je zoznam úloh, o ktorých Dave hovorí, že ich musí splniť:

  • zúčastniť sa na internej porade,
  • vyhodnotiť realizačnú správu,
  • upraviť a odoslať návrh klientovi,
  • zúčastniť sa na telekonferencii,
  • pripraviť návrh programu pre šéfku,
  • odpovedať alebo vymazať viac ako 200 e-mailov,
  • predložiť odporúčania dočasnému výboru.

Okrem toho sľúbil manželke, ktorá má v to dopoludnie veľkú prezentáciu pre svojich popredných klientov, že s ňou pôjde o 12.15 na obed do neďalekej reštaurácie.
buďte produktívny

On to nezvláda…

Dave prišiel do práce a beží si po kávu do kuchynky. Sedia tam Lisa a Ted a zatiahnu ho do pätnásťminútovej debaty o nedávnom večierku venovanému budovaniu vzťahov vo firme. Bavia sa pritom a Dave si v duchu hovorí, že je to dobrý začiatok dňa, keď pomáha budovaniu vzťahov. Okrem toho nechcel byť nezdvorilý.

Vrátil sa do kancelárie a zbadal lístok na stoličke s odkazom od nového vedúceho učtárne, ktorý tam nechal včera po Davovom odchode. Chce, aby Dave doplnil do formulára údaje, ktoré by mali byť zahrnuté do vylepšeného platového systému. Váhal, ale napokon sa vydal o poschodie nižšie, aby záležitosť vybavil. Veď najlepšie je mať to hneď z krku.

Keď sa vrátil, v kresle pre hostí už naňho čakal jeho podriadený Nelson s hromadou papierov. Nelson spustil nadávky na neschopný marketingový tím a na dôkaz svojho tvrdenia dramaticky mával akýmsi letákom. Dave počúval na pol ucha a prezeral si došlé e-maily, aby mazal tie, o ktorých nebolo treba premýšľať. Chcel byť zodpovedným nadriadeným, ale zároveň chcel urobiť pre zmenu aj trochu vlastnej práce.

Vtom strčila hlavu do dverí Betty, aby mu pripomenula, že o chvíľu sa začína porada. V zasadačke už všetci čakajú iba naňho. Potichu zahrešil, schmatol tablet a vyšiel za Betty. Aspoň sa zbavil Nelsona.

 

Fakt to nezvláda…

Dave nenávidel interné porady, a tak väčšinu času sa iba tváril, že si robí poznámky, ale v skutočnosti si s Tedom, ktorý sedel oproti nemu, písali správy. Okrem toho vyhodil množstvo nič nehovoriacich e-mailov. V istej chvíli sa ho šéfka Grace opýtala na názor, ale nemal ani tušenie, o čom sa hovorilo. Odbil to tým, že starne a začína mať problémy so sluchom. Konečne sa porada skončila.

Deň sa mu vymykal spod kontroly. Napísal svojej podriadenej Karisse, že zase musí odložiť hodnotenie jej ročnej realizačnej správy. Rýchlo preletel dôležitý návrh, ktorý mal termín na poludnie. Telekonferencia sa už začala, ale Dave sa ešte vždy zaoberal obsahom návrhu. Nemal na výber. Stlačil kláves „odoslať“ , ale neskôr si uvedomil, že niektoré údaje neboli správne. Urobil si poznámku, že popoludní musí poslať ešte jeden e-mail s opravami a položil si ju na vrch nebezpečne sa hromadiacich dokumentov s dnešnými úlohami.

Vybehol na poschodie, aby si s najvyššou šéfkou dohodol stretnutie na tento týždeň. Domnieval sa, že celú záležitosť najlepšie vybaví osobne. Mala práve plánovanú poradu, tak musel čakať. Vtom si uvedomil, že zabudol vypracovať odporúčania pre dočasný výbor. A už meškal pätnásť minút na dohodnutý obed s manželkou a bol naštvaný na celé nevydarené dopoludnie.

produktivita

Všetko je v rozumnom rozplánovaní úloh.

Nepodliehajte chaosu

Aj vy máte občas podobne bláznivé dni? Neviete vtedy, kam skôr skočiť a čo urobiť skôr?
A to mal náš Dave za sebou len dopoludnie.
Zastavte sa. Nepodľahnite panike a nechcite stihnúť všetko, ešte dnes a navyše precízne, aby ste si prípadne vyslúžili pochvalu.

Treba si hneď ráno nájsť čas na kľúčové úlohy. Využiť techniky, drobné kroky a metódy, ktoré však vedia veľmi pomôcť.
Napríklad, tri až päť minút na začiatku pracovného dňa venujte spísaniu zoznamu úloh. Môže to znamenať, že sa váš deň zmení namiesto neproduktívneho na produktívny.

Akú stratégiu si zvoliť pri snahe o racionálnejší pracovný deň?
Napríklad mnohých z nás obleje studený pot už pri samotnom pomyslení, že by sme niektoré úlohy delegovali (rozumej: vzdali sa úplnej kontroly) na niektorého z podriadených. Lenže presunutie úloh je dôležité nielen preto, že budeme mať viac času, ale aj preto, lebo to pomôže profesionálnemu rastu vašich spolupracovníkov.
Podobne môže mať význam uložiť niekomu prácu vtedy, ak práve nič nerobí, čo vám ušetrí veľa nervov z preťaženosti v dôsledku nahromadenia úloh pred ich termínmi splnenia.

 

Plánujte

Urobte si zoznam úloh na tri dni. Zvoľte si tri po sebe idúce a viac-menej typické pracovné dni. Zvoľte si vhodný spôsob na zaznamenanie potrebného času na ich splnenie. Môže byť hocijaký – smartfón, notebook, lístok post-it alebo hoci aj kamenný blok s dlátom a kladivom, len nech sa v ňom orientujete.

„Pri prechádzaní úlohami daného dňa si vyznačte hlavné úlohy, ktoré budete priebežne plniť. Môžete sa do nich pustiť hneď na začiatku pracovného času. Netreba rozpisovať podrobnosti ani uvádzať detaily. Budete chcieť iba zistiť, kam sa stráca veľká časť vášho pracovného času,“ radí expertka na singletasking Devora Zacková.


                                                                       Páčil sa ti článok? Pošli ho ďalej!

About Author

Milan

Vyše 20 rokov píšem texty a články. Vymýšľam slogany a pripravujem zadania na webstránky. Robil som moderátora v Slovenskom rozhlase, Twiste a Rádiu Okey. Redaktora v Slovenskej televízii. Písal som pre SME, Hospodárske noviny a časopisy ako Markíza, Zdravie, Život ai.

Leave A Reply

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.