E-maily predstavujú obrovský objem komunikácie. „Každý deň dostávam príval e-mailov o plánoch a termínoch a nemyslím si, že tieto nástroje používame obzvlášť efektívne,“ tvrdí chlapík.
E-maily prinášajú neefektívnosť vzhľadom na naťahovanie konverzácií a vymieňanie si správ donekonečna. „Z jednoduchej konverzácie (ktorú bolo možné odbiť v priebehu niekoľkých hodín) môže vzniknúť zdĺhavé e-mailové vlákno, ktoré si bude čítať neustále rastúci počet príjemcov,“ dodáva ďalší.
Poznáte to? V niektoré dni nás e-maily doslova ovládajú a je už dokázané, že znižujú produktivitu.
E-maily naozaj znižujú produktivitu
Áno, skutočne to tak je, tvrdí bestsellerový autor New York Times, Cal Newport vo svojej knihe Svet bez e-mailov. Vymieňanie e-mailov má totiž schopnosť zvýšiť množstvo irelevantných informácií, ktoré musíte spracovať.
- „Som sklamaný, že dostávam toľko aktualizácií, pretože nemajú nič spoločné s mojou robotou,“ napísal učiteľ menom Jay.
- „Akoby si dnes ľudia vážne mysleli, že odpovedanie na e-maily je skutočnou prácou,“ vyjadrila sa redaktorka Stephanie. „Písanie e-mailov a pridávanie každého kolegu do kópie má v sebe štipku chvastania sa v zmysle: ,Pozrite sa na všetku prácu, ktorú robím.‘ Je to otravné.“
- Ako uviedla HR konzultantka Andrea: „Minimálne 50 % e-mailov, ktoré dostávam, obsahuje otvorené otázky. Niekedy mám pocit, že človek na druhej strane jednoducho odoslal e-mail bez toho, aby sa zaujímal o to, ako naň môžem odpovedať.“
Máte aj vy niekedy podobné skúsenosti a pocity?
Prečítajte si tiež
E-mailová choroba. Trpíte ňou aj vy a ako sa jej zbaviť?
Svet bez e-mailov
Boli časy, keď sme nástroje ako e-mail považovali za najlepší technologický prínos. Výskumy ale odhalili, že ľudia jednoducho nie sú stvorení na neustálu digitálnu komunikáciu. Cal Newport v svojej novej knihe uvádza sériu princípov a konkrétnych pokynov, ako to napraviť. Ukazuje, ako oslobodiť pracovníkov od tyranie doručenej pošty – a ako rozpútať novú éru produktivity.
Na pracovný deň riadený pod taktovkou schránky s doručenou poštou sme si zvykli až natoľko, že si len ťažko vieme predstaviť nejaké alternatívy. Ale ony existujú.
Newport ilustruje pracovisko, na ktorom jasné a štruktúrované procesy – žiadne náhodné zasielanie správ – definujú, ako sa pracovné úlohy určujú, prideľujú a kontrolujú. V tejto imaginárnej kancelárii sa zjednodušuje dôležitá komunikácia a priečinok s doručenou poštou ani chatovacie kanály už nie sú pri práci ústredným prvkom.
Neveríte? Otestujte sa!
Možno si vravíte – ja mám e-maily pod kontrolou. Netrávim nimi priveľa času, je to ok.
Ale možno nie je. Vyskúšajte napríklad nástroj RescueTime na sledovanie času, ktorý beží na pozadí na vašom zariadení a zaznamenáva, koľko času strávite používaním rôznych aplikácií a webových stránok.
„Primárnym účelom RescueTime je poskytnúť jednotlivým používateľom podrobnú spätnú väzbu o ich správaní, aby mohli nájsť spôsoby, ako byť produktívnejší. Keďže je tento nástroj webovou aplikáciou, všetky údaje sa ukladajú na centrálnom serveri. To spoločnosti umožňuje zoskupovať a analyzovať návyky využívania času desiatok tisíc používateľov,“ vysvetľuje Cal Newport vo svojej knihe.
Ďalej popisuje jeden výskum danej spoločnosti, aby zistili, ako často sme na emailoch a koľko neprerušovanej práce urobíme. A ukázalo sa, že priemerný používateľ dosiahol len pätnásť neprerušovaných časových úsekov. To predstavuje celkovo nie viac ako hodinu a pätnásť minút nerušenej produktívnej práce za deň. Aby bolo jasné, nejde o hodinu a pätnásť minút v kuse, ale o celkové množstvo nerušenej produktívnej práce absolvovanej počas celého dňa…
Foto: Lepsiden.sk, pexels.com, RescueTime.com
Mohlo by vás zaujímať:
E-mailová choroba. Trpíte ňou aj vy? A ako sa jej zbaviť?
Chcete zistiť, kto číta vaše e-maily?
Horší zrak a práca na počítači. Užitočné tipy a rady
Mobily a deti: zakázať alebo povoliť? Od koľko rokov a na ako dlho?
Repasovaný notebook môže byť dobrou voľbou
Notebooky za nižšiu cenu vo vysokej kvalite. Ako ich získať?
