V práci strávime naozaj veľa času. Aj keby to malo byť 8,5 hodiny denne. Prirátajte k tomu asi 7-8 hodín spánku a na zvyšok činností, rodinu, priateľov, hobby… vám zostáva naozaj veľmi málo času.
Napriek tomu nemajú mnohí prácu „svojich snov“ a chodia do nej iba z povinnosti. Len máloktorí z nás v zamestnaní závisia od seba, väčšina musí svoj pracovný život prispôsobovať iným ľuďom. Ich požiadavkám a časovým plánom. A to vás môže vyšťaviť, znechutiť, unaviť. Platí to bez ohľadu na to, či ste čašník, výkonný riaditeľ veľkej spoločnosti, alebo stážista v začínajúcej firme.
Preto je dôležité zorganizovať si vo svojej práci všetky záležitosti a nájsť si systém. Ako píše Harriet Griffey v knižke Chcem mať svoj systém, „nech už ste ktokoľvek a robíte čokoľvek, to, ako si pritom počínate, ovplyvňuje ostatných. Nastanú aj chvíle, keď sa vám rovnováha medzi pracovným životom a voľným časom nebude páčiť.“
Vtedy vám pomôžu praktické rady, ako si všetko zorganizujete. Ako povedal kedysi Nelson Mandela, „všetko sa zdá nemožné, kým to niekto neurobí.“
Zorganizujte si svoj pracovný život
Naozaj nestačí, keď len budete chodiť do práce a netrpezlivo čakať na „padla“. Takýmto štýlom to bude len otravnejšie a nudnejšie.
Pracovný život si do značnej miery skvalitníte, ak si lepšie zorganizujete čas. To je základ, od ktorého sa odvíja všetko ostatné. „Keby som mal šesť hodín na vyrúbanie stromu, prvé štyri by som strávil brúsením sekery,“ vyhlásil pred stáročiami prezident Abraham Lincoln. Dôležitá je príprava, premyslieť si systém a držať sa ho.
V priebehu rokov sa kľúčovým aspektom organizácie času venovali mnohí odborníci na usporiadanie pracovísk a časový manažment.
Ich výsledné úsilie možno zhrnúť do týchto 12 hlavných bodov:
1. Rozlišujte medzi tým, čo je naliehavé, a tým, čo je dôležité. Stanovujte si priority a nedovoľte, aby vás zdržovalo čosi, čo je síce naliehavé, no nie dôležité. Naučte sa zamerať na to, čo vám najväčšmi prospieva z dlhodobého hľadiska.
2. Stanovujte si ciele. Ak neviete, čo chcete v práci dosiahnuť, ťažko zistíte, kedy sa vám to už podarilo. Týka sa to menších úloh i významnejších projektov počas dňa, týždňa, mesiaca či roka. O časovom rámci a termíne dokončenia svojej úlohy rozhodujete sami.
3. Neangažujte sa priveľmi. Reálne zvážte, koľko vám daná práca potrvá, a vyhraďte si na dostatok času. Ak je to potrebné, rokujte o predĺžení termínu alebo ponuku odmietnite.
4. Stanovte si reálne termíny dokončenia. Tak ako v predchádzajúcom bode, ani v tomto prípade nesúhlaste s časovým rámcom, v ktorom by ste prácu zrejme nestihli.
5. Rozvrhnite si čas. Každý z nás pracuje iným spôsobom a skúsenosti nám to uľahčujú. Ak si činnosť vopred premyslíte a jednotlivé kroky naplánujete, iste to neskôr oceníte.
6. Vyhraďte si čas na neočakávané udalosti – rátajte s časovou rezervou, aby ste zvládli aj neplánované požiadavky, s ktorými sa môže niekto na vás obrátiť.
Prečítajte si tiež
Ste vo svojej práci naozaj šťastní?
7. Veci robte iba raz. Mnohí si e-maily len prečítajú a neskôr sa k nim vrátia. Radšej na ne odpovedajte okamžite.
8. Zvyknite si na zavedené postupy, ktoré sa vám osvedčili, ktoré fungovali a prinášali úžitok. Nemusíte potom rozmýšľať nad niektorými úlohami, ktoré vykonávate pravidelne.
9. Nerobte viac činností naraz. Ak sa v určitej chvíli zameriate iba na jednu z nich, zvládnete ju rýchlejšie. Je to oveľa účinnejší a menej stresujúci spôsob práce.
10. Rušivé faktory obmedzte na minimum. Ak pri vykonávaní určitej aktivity ustavične čítate e-maily, zakaždým vám chvíľu trvá, kým sa na ňu opäť sústredíte. Oberá vás to o vzácny čas.
11. Niektorými úlohami poverujte iných. Vždy keď to je možné, obracajte sa na „subdodávateľov“, ktorí danú prácu zvládnu. Musíte si však osvojiť zručnosť jasne informovať spolupracovníkov, aby úlohu vedeli dokončiť a nemuseli ste ich stále kontrolovať. Vyjadrite sa, čo presne od nich očakávate, čo budú na vykonanie práce potrebovať a koľko času majú k dispozícii. Spýtajte sa ich, či pochopili, čo od nich očakávate. Potom sa však neuchýľte k mikromanažmentu, ale doprajte im voľné pole pôsobnosti.
12. Pamätajte na pracovné voľno. Zmyslom organizácie času je, aby ste ho celý nestrávili v zamestnaní. Do pracovného plánu preto zarátajte oddych a pokojnejšie dni. Nezabúdajte, že problémy často spontánne vyriešite, keď si doprajeme chvíľu voľna.
Efektívni ľudia
Efektivita ľudí v zamestnaní závisí od viacerých faktorov. Nie je to len celkové naladenie, či má zamestnanec rád svoju prácu, je preňho výzvou, je motivovaný, má všetky podmienky na jej uspokojivý výkon. Ale dôležitá je aj organizácia, aby ho jeho pracovný život napĺňal a bol prínosom pre danú firmu.
Stephen Covey je autor knihy 7 návykov skutočne efektívnych ľudí. Výborne v nej popisuje zásady úspechu, ktoré priniesli ľuďom úžasné výsledky v rozvoji osobnosti, aj vo vzťahoch k iným. Covey ich formuloval takto:
- Buďte proaktívni.
- Už na začiatku myslite na koniec.
- Najskôr sa venujte prioritám.
- Usilujte sa dostať do situácií, v ktorých nemôžete prehrať.
- Najskôr sa snažte pochopiť iných, až potom sa pokúste, aby oni porozumeli vám.
- Vytvárajte synergiu.
- Pripravujte sa vopred (aj za cenu určitej straty času).
