Máte v kancelárii neporiadok, množstvo vecí na pracovnom stole a niekoľko kôpok papierov, pri ktorých už netušíte, čo vlastne obsahujú? Pre niekoho žiadny problém – „v tom chaose sa dokážem orientovať“. Iní by aj chceli s tým niečo urobiť, upratať v práci, ale nevedia, kde začať.
Pravdou je, že neporiadok vplýva nepriaznivo aj na naše zdravie. V štúdii vedcov z Kalifornskej univerzity sa uvádza, že ak sme obklopení množstvom vecí, zvyšuje to hladinu kortizolu v tele. Chronicky vysoké hladiny kortizolu spôsobujú, že sme náchylnejší na depresiu, nespavosť a iné psychické poruchy.
Navyše sa vystavujeme riziku ochorení súvisiacich so stresom ako sú kardiovaskulárne ochorenia, vysoký krvný tlak a cukrovka.
Iný psychologický výskum pre Annual Review of Neuroscience, neporiadok zaťažuje mozog. Ak nás obklopujú haraburdy, náš mozog je taký zamestnaný registrovaním všetkých tých vecí, že sa nemôžeme na nič poriadne sústrediť – napríklad na prácu alebo na komunikáciu s inými ľuďmi. Sme roztržití, vystresovaní, nepokojní, nedokážeme sa kompetentne rozhodovať.
Z toho vyplýva, že je dobré mať v kancelárii poriadok – trávime tam predsa stovky hodín mesačne. Prostredníctvom známej japonskej konzultantky Marie Kondo vám poradíme, ako si upratať kanceláriu, pracovný stôl, ako si urobiť poriadok vo veciach, aby ste našli v zamestnaní opäť radosť 🙂
Ako si upratať v práci
Nie je to nič zložité, ak máte systém, tvrdí Marie Kondo. Práve ten systém skvele popisuje vo svojej knihe Radosť z práce. Možno ste čítali jej starší hit Kúzelné upratovanie, čiže ako si upratať doma. Tentoraz sa zamerala na prácu, naše počítače, smartfóny, adresáre, kalendáre…a robí to naozaj pútavo a hlavne prináša množstvo dobrých tipov.
Na pomoc si vzala Scotta Sonensheina, čo je organizačný psychológ a popredný výskumník, ktorý sa vo svojej práci zameriava na to, čo robiť, aby vás práca tešila a napĺňala.
Prvé kroky…
Musíte si upratovanie rozdeliť na jednotlivé kategória a pre tie platia rovnaké pravidlá. Sústreďte sa vždy len na jednu kategóriu.
„Najprv naskladajte na kopu všetky predmety patriace do danej kategórie, prípadne podkategórie. Ak si (napríklad) robíte poriadok v perách, vyberte všetky perá zo zásuviek a stojanov a položte ich na stôl. Rozhodnite sa, ktoré si chcete ponechať. Ak budete postupovať týmto spôsobom, získate prehľad, koľko predmetov danej kategórie vlastníte – takto bude pre vás jednoduchšie rozhodnúť sa, ktoré si ponecháte a s ktorými sa rozlúčite,” popisuje Marie Kondo vo svojej knihe.
1. Upratovanie papierov
Upratovanie papierov zaberie zvyčajne najviac času. Ľudia majú v pracovnom priestore množstvo papierov, a to dokonca aj v čase tabletov a smartfónov, keď sa značne znížilo množstvo dokumentov, ktoré je nutné vytlačiť.
Zlatým pravidlom je všetko vyhodiť. „Keď to poviem klientom, väčšinou sa na mňa zarazene pozrú. Prirodzene, nechcem od vás, aby ste sa zbavili všetkých svojich papierov. Len sa vám snažím objasniť, koľko času zaberie, kým sa rozhodnete pre tie absolútne nevyhnutné a zvyšok vyhodíte,” usmieva sa Marie Kondo. Odporúča 3 kategórie:
- Na vybavenie: sem patria nezaplatené účty a návrhy projektov, ktoré si musíte ešte preštudovať. Odložte ich do jednej škatule, kde budú, kým ich nevybavíte. Takto sa nepomiešajú s papiermi z iných kategórií.
- Musím odložiť: dokumenty, ktoré nesmiete vyhodiť, čiže ide o potvrdenia, oznamy, zmluvy a iné.
- Chcem odložiť: sú to dokumenty, ktoré sa k niečomu vzťahujú alebo vo vás naozaj vyvolávajú radosť. Je na vás, či si ich necháte.
2. Pretrieďte vizitky a prehodnoťte vzťahy
Zahľadíte sa občas na vizitku a poviete si: Od koho som ju, preboha, dostal? Neviete si spomenúť na tvár človeka, ktorý vám ju podal?
Pri upratovaní sa to dosť často stáva. Marie Kondo vždy povzbudzuje svojich klientov, aby využili túto možnosť a takýchto vizitiek sa zbavili, mnohí však trpia pocitom viny.
Japonskí klienti váhajú preto, že vo vizitkách (podľa nich) tkvie kúsok duše človeka, ktorý im ju dal. Ak sú však také cenné, tak by sme ich nemali mať kdesi v spodnej zásuvke…
3. Kategória komono, rôzne drobnosti
Ide o kategóriu, ktorá má najviac podkategórií…a sú to vlastne všetky tie blbôstky, ktoré máte na stole, poličke, v skrinke ap.
Písacie potreby, komono súvisiace s rôznymi koníčkami, domáce potreby, kuchynské komono, potraviny, drogéria…
- Kancelárske potreby: perá, nožnice, kancelárske spinky, lepiace pásky ai.
- Elektronika: digitálna technika, rôzne strojčeky a aparáty, káble, atď.
- Špecifické komono v závislosti od typu vašej práce: vzorky produktov, umelecké pomôcky a potreby, súčiastky, ap.
- Predmety osobnej starostlivosti: kozmetika, lieky, doplnky výživy…
- Jedlo: čaj, cukrovinky, maškrty ap.
Treba v tom urobiť naozaj poriadok.
Kancelárske potreby
Kancelárske potreby rozdeľujeme na dva typy: tie, ktoré máme na stole, a spotrebný materiál.
Stolné kancelárske potreby: sem patria nožnice a zošívačka – z tých potrebujete väčšinou len po jednom kuse. Ľudia, ktorí nevedia, či ich majú a koľko ich majú, majú väčšinou viac než potrebujú.
Spotrebný materiál: sem patria veci, ktoré máte v zásobe, používate ich a postupne sa míňajú (napríklad samolepiace lístky, kancelárske spinky, zápisníky, písacie potreby a štítky). Pouvažujte, koľko ich naozaj potrebujete – napríklad päť bločkov samolepiacich lístkov alebo tridsať kancelárskych spiniek – toľko si odložte a zvyšok vráťte do skladu kancelárskych potrieb vašej firmy.
Elektronika
Pri upratovaní elektronického komona klienti často nachádzajú pokazené spotrebiče alebo všelijaké strojčeky a aparáty, ktoré sú im už nanič. Aký zmysel má nechávať si ich v zásuvkách? Vyhoďte to, vrátane starých slúchadiel, nefunkčných nabíjačiek, káblikov ap.
Špecifické komono
Čiže to, čo súvisí s vaším zamestnaním. Všetci vlastníme veci, ktoré sú svojím spôsobom jedinečné – súvisia s povahou našej práce. Možno ide o plátna a farby (ak ste umelec), drôtiky a koráliky (ak navrhujete doplnky) alebo vzorky rôznych prípravkov na pleť od výrobcov (ak píšete do časopisov o kozmetike).
Možno máte takýchto vecí priveľa a možno sa ani nedá povedať, že by vás inšpirovali. Súvisia však s vašou prácou, a preto môžu vniesť radosť do vašich životov – ak to nevzdáte a dotiahnete upratovanie do konca.
Predmety osobnej starostlivosti
Sem patria krémy na ruky, kvapky do očí, doplnky výživy a ostatné veci, ktoré nám uľahčujú prácu. Ak sedíte dlhé hodiny v práci, môže vám stuhnúť šija, rozbolieť chrbát alebo sa vám unavia oči.
Jedlo
Skladujete v zásuvkách snacky, rôzne cukrovinky a žuvačky? Ak áno, skontrolujte ich dátum spotreby a rozhodnite sa, koľko ich chcete mať po ruke. Máte šancu rozlúčiť sa so všetkými prebytočnými zásobami a dať si stôl do poriadku.
4. Predmety, na ktoré ste citovo naviazaní
Táto kategória je náročná na upratovanie, pozostáva totiž z predmetov, na ktoré je dotyčný citovo naviazaný – patria sem fotky a listy.
Všetky predmety naskladajte na jedno miesto. Každý zoberte do ruky (jeden po druhom) a spýtajte sa: Ak si to nechám v zásuvke, bude to vo mne vyvolávať radosť?
Ak si uvedomíte, že to už nepotrebujete, poďakujte danej veci za to, čo vám dala, a rozlúčte sa s ňou. Využite túto možnosť a pouvažujte, do akej miery vám jednotlivé predmety umožnili efektívne pracovať – práve pre toto je upratovanie také dôležité.
Ak máte na pracovnom stole priveľa predmetov, ktoré vás tešia, odneste si niektoré domov. Tento proces môžete urýchliť, ak si ich počas upratovania odkladáte do tašky. Len si ju nezabudnite vziať domov, keď skončíte 🙂
Prečítajte si tiež
6 základných pravidiel upratovania podľa Marie Kondo.
5. Ukladanie
Keď ste vytriedili veci, z ktorých máte radosť, nastal čas uložiť ich na miesto. Riaďte sa tromi základnými pravidlami, ktoré vytvorila Marie Kondo:
Prvé pravidlo
Vymedzte predmetom miesto a ukladajte ich podľa kategórií.
Prečo ľudia nedokážu udržať poriadok? Lebo po všetkom tom namáhavom upratovaní nevymedzia jednotlivým veciam miesto. Nevracajú veci po použití naspäť, a tak majú o chvíľu v kancelárii znovu neporiadok. „Preto sa rozhodnite, kam budú jednotlivé predmety patriť. Poriadok si udržíte len vtedy, keď si osvojíte zvyk vracať veci po použití na svoje miesto,” radí M.Kondo v knihe Radosť z práce.
Druhé pravidlo
Využite škatule a skladujte veci v zvislej polohe.
Stôl vám ponúka len obmedzený priestor, čiže ho treba maximálne využiť. Na to vám výborne poslúžia škatule. Môžete použiť rôzne veľké škatuľky – pomocou nich si rozdeľte priestor v zásuvkách. Pre každú kategóriu predmetov vyberte vhodnú veľkosť a tvar.
Tretie pravidlo
Na stôl nič neodkladajte.
Povrch stola nie je úložný priestor, čiže naň nič neodkladajte. Jednotlivým predmetom a kategóriám priraďte miesto v zásuvkách a na policiach. Ak je to čo i len trochu možné, jedinými vecami na vašom stole by mali byť tie, s ktorými práve pracujete. Kým sa pustíte do odkladania, predstavte si prázdny stôl. Tí, ktorí ho majú stále pred očami, doupratujú a na stole im ostane len laptop a nejaká ozdoba či rastlina v črepníku.
„Pomáhala som poupratovať mnohým ľuďom. Dokonca aj tí, ktorí sa dušovali, že nemajú nič na vyhodenie, sa napokon s dvomi tretinami svojich vecí rozlúčili. Stačilo poukladať veci na kôpky (po kategóriách), každú podržať v ruke a spýtať sa, či naozaj stojí za to nechávať si ju. Je teda jasné, že medzi tým, čo si myslíme, že potrebujeme a medzi tým, čo skutočne považujeme za potrebné, keď berieme jednotlivé veci do rúk (jednu po druhej), zíva obrovská priepasť.”Foto: Unsplash.com, Pixabay.com,
Facebook Marie Kondo
